Interaktiivinen raportti
Interaktiivinen raportti (IR) on Focusan on monipuolinen haku- ja "business intelligence"-työkalu , jolla voit hakea haluamasi
tiedot tietokannasta ja luoda raportteja ja kaavioita. Ohjeen alussa on yhteenveto raportin toiminnoista.
Interaktiivisen raportin (IR) toiminnoista löydät lisäksi yksityiskohtaisia ohjeita Toimintovalikon kohdasta 'Ohje'. Interaktiivista raportia
kehittyneempi raportti on Interaktiivinen grid (IG). Käytämme raporteista Oracle Finland Oy:n suosittelemia lyhenteitä 'IR' ja 'IG'.
Paperille tulostettavat raportit ovat tulostusraportteja (standardi tai erillinen).
Yhteenveto interaktiivisen raportin toiminnoista
Raporttisivun osat (ylhäältä alas):
- Yläpalkki, jossa näkyy mm. Focusa tai Dianti logo ja Ohje-painike
- Valittu-linkit, joissa on käyttäjän on viimeksi valitsemat kohteet.
- Otsakepalkki, jossa on raportin nimi ja oikeassa reunassa raporttialueen suurentaja. <->.
- Sivun vasemmassa reunassa on hakemisto, jossa on IR ja IG raportit. Valitut raportit erottuvat phjavärinsä kautta.
Toiminnot
IR:ssa voit:
- Hakea ja ja ryhmittää tietueita. Katso Toimintovalikon ohje.
- Laatia raportteja, jotka voit siirtää esimerkiksi Excel taulukkolaskentaohjelmaan.
Standarditulostusraportit avautuvat Toiminnot-valikosta tai napauttamalla painiketta 'Lataa'.
- Luoda monipuolisia kaavioita.
Voit helposti muokata kaaviota napauttamalla kohtaa 'Muokkaa kaaviota'.
- Luoda yksityisiä tai julkisia tallennettuja raportteja (ohje alempana).
- Dianti rakentaa pyydettäessä asiakasyritykselle tulostettavia raportteja.
Painikkeet
- Hakusarakkeen valinta (suurennuslasi), ts. mistä sarakkeesta kysely tapahtuu.
- Toimintovalikko avaa raportin toiminnot.
- Sarakeohjepainike näkyy kysymysmerkkikuvakkeena napautettaessasi sarakeotsikkoa.
- Raportti-/kaavionäkymän vaihto Toimintovalikko-painikkeen vasemmalla puolella
olevilla ikonipainikkeilla.
- Luo uusi-painikkeella luot uuden tietueen.
Interaktiivisen raportin toiminnot
Hakemisto ja Raportin tilan suurentaminen
Hakemisto on raporttisivun vasemmassa reunassa. Se on hierarkkinen luettelo IR raporteista.
Raportin otsakepalkin vasemmassa reunassa on raportin nimi, esim. "Asiakkaat". Palkin oikeassa reunassa voi olla
kuvakepainike (<- ->), jolla voit suurentaa raportin koon. Raportin tilaa voit suurentaa myös vasemmassa ylänurkassa, Focusa-logon vasemmalla
puolella olevalla kuvakepainikkeella.
Hakualue
Hakualue muodostuu tekstialueesta ja painikkeista 'Sarakevalinta' ja 'Hae'. Voit hakea
rivejä tietokannasta siten, että haussa on mukana:
- kaikki sarakkeet
- vain valitsemasi sarake.
Haku tapahtuu seuraavasti:
- Jos haluat haun tapahtuvan vain tietystä sarakkeesta, napauta painiketta 'Sarakevalinta'.
- Valitse listasta sarake, joka mukana haussa.
- Jos haluat haun taphtuvan kaikista sarakkeista, aloita suoraan kohdasta 4.
- Kirjoita tekstialueeseen merkkijono, joka sisältyy haettaviin arvoihin.
- Napauta painiketta 'Hae'.
- Ohjelmisto tekee suodattimen, joka rajoittaa haun annetun merkkijonon sisältäviin riveihin. Suodattimesta on oma kappale alempana.
- Ohjelmisto hakee suodatetut rivit.
- Voit jatkaa raportin muokkausta.
Sarakeotsake
Sarakeotsake on raportin jokaisen sarakkeen yläosassa oleva sarakkeen nimen sisältävä alue.
- Lajittelu, ylös- tai alaspäin.
- Sarakkeen (väliaikainen) piilottaminen
- Kontrollikatko, jolla voit jakaa raportin sarakkeen arvojen mukaisiin ryhmiin.
- Napsauta kuvaketta, jolloin tapahtuu raportin ryhmittely.
- Tekstialueeseen voit kirjoittaa hakuehdon, joka edelleen vähentää raportin rivien määrää.
- Voit valita listasta jonkun arvon, jolloin Focusa hakee valitun rivin.
Suodatin
Edellä kuvattiin hakuehtojen antamista ja niissä automaattisesti muodostuvia suodattimia.
Voit luoda suodattimen myös napauttamalla 'Toimintovalikko' ja valitsemalla 'Suodatin'. -- Valitse syntyvässä dialogi-ikkunassa suodatintyypiksi
'Sarake'.
Kuvan esimerkissä sarakkeeksi on valittu 'Asiakkaan nimi'. Alla 'Operaattori - Yhtälö' kombinaation arvoja:.
- kaltainen (lke) => %tex%
- % = täyttömerkkejä
- joukossa (in) => Asiakas1, ..,Asiakasn (muissa sovelluksissa vastaavasti)
- sisältää => tex (kuvassa)
- ei %
Syötä kenttään 'Yhtälö' sopivat arvot ja napauta painiketta 'Hyväksy'.
Tallennetut raportit
Olet edellä luonut suodattimilla rajatun raportin. Suodatustietojen tallennus on mahdollista
ns. tallennettujen raportien avulla. -- Valmiit tallennetut raportit saat näkyviin hakualueen oikealla puolella olevasta valikosta.
Raportin tallennus tapahtuu seuraavasti:
- Valitse Toimintovalikosta 'Tallenna raportti'.
- Ohjelmisto kysyy 'Nimetty raportti' vai 'Oletusarvoinen raportti' (ylempi kuva).
- Jos valitsit 'Oletusarvoinen', ohjelmisto kysyy 'Primääri' vai 'Vaihtoehto' (alempi kuva).
- Valitse aina 'Vaihtoehto'. Primääri muuttuu vain erikoistapauksissa.
- Anna vaihtoehto-raportille uniikki nimi.
- Jos valitsit kohdassa 'Nimetty raportti', voit tallentaa sen julkisena tai yksityisenä.
- Anna aina nimetylle raportille uniikki nimi ja lyhyt kuvaus.
- Napauta 'Hyväksy', jolloin raportti tallentuu.
Oletusraportin, julkisen ja yksityisen nimetyn raportin erot:
Ensisijainen (=primääri) oletusraportti hakee "oletusarvoisesti" kaikki rivit. Vaihtoehtoinen oletusraportti on tarvittaessa helppo
muuttaa ensisijaiseksi raportiksi ja takaisin. Oletusraportit ovat kaikkien käyttäjien käytettävissä, mutta niitä ei voi poistaa ja ne
kopioituvat sovelluksen kopioinnin yhteydessä.
Julkista (nimetty) raportia voi käyttää kuka tahansa, mutta sitä ylläpitää (päivittää, poistaa jne) sen kehittäjä. Julkinen raportti
voidaan estää kopioitumasta sovelluksen kopioinnin kanssa. Se on siten sovelluskohtainen.
Yksityinen (nimetty) raportti on kehittäjän oma raportti, joka ei näy muille.
Interaktiivisen raportin tulostusraportti
Focusassa voit tulostaa raportteja standarditulostusraporteina ja erillisinä tulostusraporteina. Standardiraportit avautuvat toimintovalikon
kohdasta Standarditulostusraportit. Siellä voit valita tulostusraportin muodon Excelistä alkaen.
Focusa sovelluksissa on valmiina erillisiä tulostusraportteja, jotka avautuvat omista painikkeista. Dianti voi myös tehdä haluamasi, grafiikkaa
sisältävän tulostusraportin.
Raporttinäkymät
Voit esittää jokaisen hakuraportin kolmena eri esitysmuotona, näkymänä.
Ne ovat raporttinäkymä, kaavionäkymä ja ryhmänäkymä.
Raporttinäkymä on aina näkyvissä. Siinä voit hakea rivejä tietokannasta ja esim. tallentaa niitä 'tallennetuiksi raporteiksi'. Kaavionäkymä syntyy
tehdessäsi hakuraportista graafisen esityksen. Kaavion teon voit napauttaa toimintovalikon 'Muoto' - 'Kaavio' kohdasta. Kaavio on itse opastava
ja siitä on ohje toimintovalikon 'Ohje' kohdassa.
Ryhmänäkymä syntyy ryhmitellessäsi raportin jonkun sarakearvon, esim. 'Postitoimipaikka' (asiakasohjelmistossa), mukaisiin ryhmiin. Ryhmittelyn
voit käynnistää toimintovalikon kohdasta 'Muoto' - Ryhmitä (Group by). Myös ryhmittelystä on ohje toimintovalikon 'Ohje' kohdassa.
Raporttityypit
Alla on eri raporttityyppien kuvaukset:
Oletusarvoinen hakuraportti voi olla ensisijainen (primääri) tai vaihtoehtoinen raportti. Valitse aina vaihtoehtoinen raportti. Oletusarvoiset
raportit näkyvät kaikille käyttäjille raporttivalikon alussa.
Nimetty hakuraportti voi olla julkinen tai yksityinen. Julkinen raportti näkyy kaikille. Yksityinen raportti näkyy vain raportin luojalle. Kaikista
raporttityypeistä voit tehdä 'tallennetun raportin'.
Rivien/tietueiden karsinta
Voit halutessasi poistaa (karsia) raportista tietokannasta haettuja rivejä ohjelmiston Karsi-toiminnolla. Toiminnosta on apua esimerkiksi, kun
haluat tulostaa raportin suppeampana johonkin tiedostoon tai vaikkapa Exceliin. Rivit (tietueet) eivät poistu tietokannasta.
Karsi-toiminto on toistaiseksi vain joissakin Focusan sovelluksissa. Se näkyy hakuraportin rivien vasemmassa reunassa olevana pienenä neliönä,
joihin voit napauttaa karsittavat rivit.
Interaktiivisen raportin painikkeet
Tavallisimmat painikkeet on jo käsitelty ylempänä. Alla on yhteenveto painikkeista:
- Toimintovalikko-painikkeella avaat valikon hakuraportin toiminnoista.
- Luo uusi-painike näkyy vain, jos olet jo valinnut jonkun asiakkaan. Se avaa asiakaskohtaisen lomakkeen, jossa voit antaa tiedot uudelle
riville.
- Raportti-/kaavio-/ryhmänäkymän voit vaihtaa Toimintovalikko-painikkeen vasemmalla puolella
olevilla kuvakepainikkeilla. Avoinna oleva vaihtoehto on tummennettu.
Kaavio- tai ryhmä-painike on olemassa vain, jos sitä vastaava näkymä (kaavio, ryhmä) on olemassa.
Hakuesimerkki
Haluat muuttaa asiakas Tuulitukku Oy:n yhteyshenkilö Veikko Sademetsän puhelinnuneroa.
Toimi näin:
- Napauta hakemistossa Yhteydet ja siellä Yhteyshenkilöt. Hakuraportti Yhteyshenkkilöt avautuu.
- Kirjoita hakukenttään 'metsä' ja napauta painiketta 'Hae'. Seitsemän yhteyshenkilöriviä , joiden nimessä on merkkijono 'metsä' ilmestyy
raporttiin.
- Napauta kynäkuvaketta Veikko Sademetsän kohdalla. Editointilomake avautuu.
- Päivitä puhelinnumero ja tallenna.